Tijdens de pilotfase van het inkoopontwikkelmodel werd het model in de praktijk toegepast door ROC Nijmegen. We spreken Els van Meegen, een van de senior inkoopadviseurs, over haar ervaringen met het inkoopontwikkelmodel.   

Els van Meegen is een ervaren inkoopadviseur in zowel de private als publieke sector. Ze begon haar carrière in de private sector bij Hewlett-Packard en later bij kinderopvang  Skar. Vervolgens maakte ze de overstap naar de omgevingsdienst Brabant Noord, waar ze voor het eerst in aanraking kwam met publieke inkoop. Na zeven jaar bij Helicon Opleidingen te hebben gewerkt als inkoopadviseur, is Els nu al ruim 2 jaar werkzaam bij het ROC Nijmegen. In haar huidige functie is ze verantwoordelijk voor Europese aanbestedingen. Doordat ze deel uitmaakt van een klein team van inkoopadviseurs, houdt Els zich bezig met een breed scala aan inkoopactiviteiten. Over haar werk zegt Els: “Dit maakt het erg afwisselend en je leert de organisatie goed kennen, dat spreekt me erg aan.” 

Fijn dat we met je mogen spreken over jouw ervaringen met het inkoopontwikkelmodel. Hoe ben je met het model in aanraking gekomen?  

“Ik heb contact gezocht met F-Fort om onze inkoopafdeling te professionaliseren en het zo danig in te richten dat onze positie in de organisatie verbetert. Dit draagt bij aan minder adhoc reageren op vragen en meer focus op planningen voor de langere termijn.  Wij als inkoopafdeling vroegen ons af, hoe gaan we dit nu aanpakken? In 2018 heb ik Jordie van Berkel leren kennen als docent van de opleiding Inkoop in Strategisch Perspectief waar ik aan deelnam. Ik was destijds al enthousiast over de manier waarop zij de opleiding gaf, de kennis die zij heeft en de relatie met de praktijk. Juist dat praktische sprak mij aan, omdat ik in het verleden vooral theoretische inkoopopleidingen heb gevolgd. Toen wij zoekende waren dacht ik dus meteen aan Jordie. Nadat ik de eerste gesprekken met Jordie had gevoerd, stelde zij al snel voor het inkoopontwikkelmodel als startpunt te gebruiken.”  

 Wat vond je van het voorstel om het inkoopontwikkelmodel te gebruiken?    

“Prima! Wij waren zoekende hoe onze afdeling eruit moest gaan zien. Welke functies, hoeveel fte, waar zijn we sterk in en waar moeten we echt aan gaan werken? Om dat in beeld te krijgen zaten we zelf al aan een inkoopvolwassenheidsmodel te denken, en dit model sluit daar goed op aan, vooral de praktische insteek sprak ons aan.” 

Wat was voor jou de reden om het model in te vullen?  

“We waren aan het zoeken hoe we onze afdeling moesten positioneren. Daarnaast is duurzaamheid bij ons ook een belangrijk item. We willen meer aan de voorkant zitten, en minder in de rol van politieagent.”   

 Aan het begin van jullie professionaliseringsproces hebben jullie het inkoopontwikkelmodel ingevuld. Wat viel je als eerste hieraan op? 

“De herkenbaarheid. De vragen die we moesten beantwoorden, daarbij dachten we heel vaak O ja, dit is ook weer zo’n onderwerp waar we echt nog wel wat aan moeten gaan doen om op het goede pad te komen. Maar ook onderwerpen waarbij we konden zeggen dat we daar al best goed op scoren. We willen van alles, hoe moeten wij dat nu aanpakken? Waar moeten we beginnen? Daar helpt het model bij.” 

Hoe heb je het invullen ervaren?  

“Er ligt natuurlijk een theorie onder maar het is praktisch van opbouw. Je kunt er meteen mee aan de slag en het motiveert om onderwerpen op te pakken. Het inkoopontwikkelmodel gaf ons de handvaten en er kwamen meteen ideeën tijdens het invullen. We waren dus ook heel benieuwd naar wat eruit zou komen.”  

Kwamen de uitkomsten overeen met jullie verwachtingen? 

“Ja, het was fijn dat het niet alleen een stand van zaken gaf maar dat het ook te relateren was aan de praktijk.” Uit de analyse kwam bijvoorbeeld duidelijk naar voren dat we onze focus willen leggen op de toegevoegde waarde welke we kunnen leveren maar dat de manier waarom we nu werken juist primair gericht is op het in control zijn, grip hebben op de spend en zorgen dat de onrechtmatigheid zo laag mogelijk blijft waardoor we onvoldoende toekomen aan waar we voor willen staan.” 

Het model is onderscheidend ten opzichte van andere modellen omdat het duurzaamheid integreert. Hoe kijk jij persoonlijk naar het thema duurzaamheid?  

“Belangrijk! Zeker omdat wij als onderwijsinstelling een aanbestedende dienst zijn. Wij hebben een voorbeeldfunctie en als onderwijs zelfs nog meer omdat wij studenten opleiden. Er is veel gaande in de wereld. Dingen die wij nu doen, hebben invloed op de generaties die er gaan komen. Als je ziet wat er met het klimaat aan de hand is, dan moeten wij ons bewust zijn van het effect van ons handelen op het klimaat en de inzetbaarheid van de mensen. In het verleden werd daar te weinig bij stil gestaan en nu zien we wat de gevolgen daarvan zijn. Nu is écht de tijd om stil te staan bij de keuzes die je maakt en duurzaamheid daarin mee te nemen. Dit model spreekt me aan omdat duurzaamheid hierin volledig geïntegreerd is in de inkoopfunctie en niet als een apart onderwerp gezien wordt.”  

Wat zou jij, als je niet gehinderd zou zijn door tijd, geld of capaciteit, het liefst willen aanpakken bij inkoop? En wat heb je daarbij nodig?  

“Veel meer contact zoeken met de interne organisatie zodat ze ook eerder aan inkoop denken. Daarvoor heb je de connectie met elkaar nodig. Daarvoor moet onze basis op orde zijn zodat we ook ruimte hebben om daar de focus op te leggen.”  

Zou je het model ook aan andere organisaties aanraden?  

“Ja, zeker. Het heeft ons al veel gebracht. Het inkoopontwikkelmodel staat aan de basis van de transitie welke we nu doorlopen. De transitie zelf gaat verder de diepte in maar het is een hele fijne tool om te bepalen waar we staan en waar we aan moeten werken. Het geeft ons voldoende handvatten om daar ook daadwerkelijk mee aan de slag te kunnen. Wat daarbij helpt is de ondersteuning die we van Jordie krijgen. We ervaren de samenwerking met F-Fort als heel prettig. Dit model heeft ons echt een meerwaarde gebracht. Ik blijf jullie verdere ontwikkelingen van het model graag volgen. Ga zo door!”